Google Документы, Таблицы и Презентации: общий доступ и совместная работа

Создав документ, можно предоставить к нему доступ другим пользователям. После этого соавторы смогут одновременно редактировать его, и самая последняя версия всегда будет у вас под рукой.

Настройка общего доступа к документу

Нажмите кнопку Настройки доступа в правом верхнем углу страницы. Откроется следующее диалоговое окно:

В нем доступны описанные ниже возможности.

Выбор уровня доступа

Один из способов предоставить доступ к документу – определить, кто может находить и просматривать его. Нажмите на ссылку Изменить и выберите уровень доступа к файлу.

Примечание. Администратор может запретить предоставление доступа пользователям за пределами организации. В этом случае соответствующие настройки будут недоступны.

Предоставление доступа отдельным пользователям

Документом можно поделиться с отдельными пользователями, назначив для каждого тот или иной уровень доступа.

В нижней части диалогового окна "Настройки совместного доступа" добавьте людей, с которыми вы хотите поделиться документом, и назначьте для них права.

Редактор – пользователь может добавлять и редактировать содержание документа, а также оставлять комментарии.

Может оставлять комментарии – пользователь может добавлять комментарии, но не может редактировать документ.

Читатель – пользователь может только просматривать документ.

Чтобы отправить добавленным пользователям стандартное сообщение со ссылкой на документ, установите флажок Оповестить по электронной почте. Если вы хотите добавить собственный текст, нажмите на ссылку Добавить сообщение.

Нажмите Открыть доступ.

Просмотр списка пользователей с доступом к документу

Чтобы узнать, у кого есть доступ к документу и какого уровня, нажмите кнопку Настройки доступа. В открывшемся окне также можно изменять предоставленные права.

Изменение владельца

Владельцем документа можно назначить любого сотрудника организации, у которого есть к нему доступ. Это бывает необходимо, если предыдущий владелец увольняется или переходит на другой проект. Просто нажмите на стрелку вниз рядом с уровнем доступа нужного пользователя и в раскрывающемся меню выберите Владелец.

После этого у вас останется право редактировать документ, но новый владелец сможет это право отменить.

Совместная работа с документами

Благодаря Документам, Таблицам и Презентациям вы можете легко редактировать файлы вместе с коллегами.

Пользователи, которым вы предоставили доступ, получат возможность одновременно работать над документом в режиме реального времени из любой точки мира. В зависимости от разрешений они смогут обновлять документ, добавлять в нем комментарии или обсуждать его содержание в чате.

Совместное редактирование

Все пользователи с разрешением на редактирование могут вносить изменения в документ.

Вносимые соавторами изменения видны сразу, а их работа в документе отмечается цветным курсором. В примере ниже другой пользователь обновляет имя участника проекта.

Чтобы узнать, кто вносит это изменение, наведите указатель мыши на курсор.

Примечание. Редактирование в таблицах происходит иначе. Если какой-либо пользователь редактирует ячейку, то другие не смогут изменять ее одновременно с ним.

Совместная работа с помощью чата

Теперь можно узнать мнение коллег о документе, не покидая окно редактирования. Просто нажмите на значок

, чтобы начать групповой чат со всеми пользователями, у которых есть доступ к файлу. Общаться в чате только с одним из соавторов нельзя.

Наведя указатель мыши на фотографию пользователя, можно узнать, кто просматривает документ. Серый цвет фотографии означает, что этот человек открыл документ, но не выполняет в нем никаких действий. Если документ общедоступен или к нему предоставлен доступ за пределами вашего домена, его могут просматривать анонимные пользователи. Если соавторов и читателей слишком много и они не умещаются в заголовке, их список можно посмотреть, нажав на стрелку вниз рядом со значком чата.

Совместная работа с помощью комментариев

Если вы не можете работать над документом одновременно с другими участниками, можно оставлять для них комментарии.

Вот как это сделать:

Выберите фрагмент текста, который нужно прокомментировать.
Нажмите Вставка > Комментарий или используйте контекстное меню.
Введите текст и нажмите кнопку Добавить.

Комментарий отобразится справа от документа. Нажав на комментарий, можно узнать, к какому разделу он относится, или продолжить обсуждение. Свои комментарии можно редактировать и удалять.

Чтобы настроить оповещения о комментариях к документу по электронной почте, нажмите Комментарии > Оповещения в правом верхнем углу страницы.

Если комментарий важен для определенного пользователя, после текста введите "+" и адрес его электронной почты, чтобы отправить ему оповещение. Не забудьте также открыть ему доступ к документу, иначе адресат не сможет просматривать, комментировать или редактировать документ (в зависимости от настроек доступа).

Чтобы завершить обсуждение и скрыть комментарий, выполните указанные ниже действия.

Выберите комментарий и нажмите Вопрос решен.

Комментарий будет помечен как решенный и удален из правого столбца.

Примечание. Полностью удалить комментарий может только создавший его пользователь. Чтобы посмотреть список решенных вопросов, нажмите Комментарии. Если комментарий требует дальнейшего обсуждения, его можно открыть повторно.

Отправка копии документа по электронной почте

Документом Google проще всего поделиться, нажав кнопку Настройки доступа. Но если нужно предоставить документ в другом формате, например Microsoft Word или PDF, его копию можно отправить по электронной почте в виде прикрепленного файла прямо из редактора Документов.

Примечание. В этом случае доступ к исходному документу не предоставляется.

Чтобы отправить копию документа по электронной почте, нажмите Файл > Прикрепить к сообщению эл. почты, выберите формат документа и добавьте свое сообщение.

Публикация в виде веб-страницы

Документы можно также публиковать в виде веб-страниц. На версию, опубликованную в виде веб-страницы с собственным уникальным URL, не распространяются настройки доступа, заданные для исходного документа. Посмотреть страницу смогут все пользователи, которым известен ее адрес, даже если доступ к оригинальному документу ограничен.

Зачем публиковать документ, вместо того чтобы просто поделиться им? Публикация документа позволяет:

создать HTML-версию документа, которую можно встраивать в блоги, сайты Google и другие сервисы;
показать документ большому количеству пользователей в Интернете;
сохранить текущую версию документа без последующих обновлений;
публиковать отдельные листы или выбранные ячейки в таблице Google.

Чтобы опубликовать документ, выполните указанные ниже действия.

Нажмите Файл > Опубликовать в Интернете. Отобразится следующее окно:
Если вы публикуете текущую версию и не хотите, чтобы страница обновлялась, снимите флажок Автоматически выполнять повторную публикацию после внесения изменений. Не снимайте этот флажок, если необходимо, чтобы опубликованное содержание всегда соответствовало последней версии документа.
Нажмите Начать публикацию. Отобразятся ссылки на опубликованную версию документа.